プライバシーポリシー
株式会社 four dentals（以下「当社」といいます。）は、加盟歯科医院が運営する Smile Guard 共済の各種手続きを支援する情報システム（以下「本システム」といいます。）の提供に関連して取り扱う個人情報について、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の法令を遵守し、以下のとおり適切に取り扱います。本システムをご利用にあたっては、本ポリシーの全文をお読みいただいたうえで、本ポリシーのすべてにご同意いただく必要があります。
第１条 用語の定義
本ポリシーにおいて、次の用語は以下の意味を有します。その他の用語については、個人情報保護法の定めに従うものとします。
- 本システム：当社が運営するウェブサイト、アプリ、マイページその他の情報システムで、加盟歯科医院が提供する Smile Guard 共済の申込み・給付等の手続きを支援するものをいいます。
- 加盟歯科医院：本システムを利用して、利用者に Smile Guard 共済の提供や手続支援等を行う歯科医院をいいます。
- 利用者：加盟歯科医院からの案内その他の経路により本システムを利用する個人をいいます。
第２条 本ポリシーの適用範囲と当社の立場
- 本ポリシーは、当社が本システムの提供に関連して取り扱う利用者の個人情報に適用します。
- 当社は本システムの提供者であり、共済契約の当事者ではありません。共済契約は利用者と加盟歯科医院との間で成立します。
第３条 取得する情報と方法
当社は、次の情報について、利用者または加盟歯科医院による本システムへの入力・アップロード、本システムの利用に伴う自動取得（Cookie 等を含む）、決済代行事業者等の連携により、必要な範囲で取得します。
（１）利用者が入力・登録する情報
- 氏名（カナを含む）、性別、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、契約者との関係（本人／配偶者／子／保護者／その他）、契約開始日・契約終了日、プラン選択、更新設定、給付割合、登録された決済情報に関する識別情報（クレジットカードの下4桁・有効期限等。カード番号そのものは当社で保存しません）、申込・給付手続に関連して利用者が提出する画像・書類（領収書、契約確認書、本人確認書類 等）、給付金の振込先口座情報、問い合わせ内容・サポート履歴、同意・同意撤回の取得記録（タイムスタンプ、同意画面、同意方法） 等
（２）加盟歯科医院から提供される情報
- 氏名、性別、生年月日、共済の申込・審査・給付に必要な情報、契約内容（プラン等）、診療・口腔の状態等の情報（必要に応じて要配慮個人情報を含む）、診療日・処置区分・歯種／部位等の要約情報、領収書情報 等
（３）利用時に自動で得る情報
- アクセス日時、IP アドレス、端末・OS・ブラウザの種類、アプリ識別子、ページの閲覧・操作履歴、リファラ、エラー発生情報、Cookie 等の識別子、決済代行事業者が付与するトークン 等
第４条 利用目的
- 取得した情報は、次の目的で利用します。
- 申込受付、本人確認、契約の引受・管理、給付審査・支払（振込を含む）、決済処理、精算・返金対応
- 不正・不当行為の監視、リスク分析、事故・インシデント対応、システム保守・障害対処
- 他の事業者、行政機関・研究機関等と共同して行う研究・市場調査、データ分析（個々の利用者に係る情報の社内での集約・照合を含む）、アンケートの実施等による本システムの機能改善・新サービスの研究開発ならびに品質向上
- 利用者の閲覧・申込・給付関連の行動情報や属性を分析して行う、当社または加盟歯科医院による情報提供・告知。
ただし、第三者の広告目的で個人情報を提供しません。また、要配慮個人情報を広告目的に用いません。 - 各種イベント、キャンペーンおよびセミナーの案内ならびに各種情報の提供
- 利用状況の統計分析、個人を特定しない統計情報の作成・公表・活用（業界動向レポート等）
- 医療・保険分野における研究・行政との連携（同意の範囲でのデータ提供を含みます）
- 法令・ガイドライン等への対応、監督官庁等への報告
- 事業承継（合併・会社分割・事業譲渡）に伴う承継手続
- 前各号に付随し、これらと合理的関連性のある範囲で行う業務の遂行および手続の改善
- 利用目的を変更する場合は、変更前との関連性が認められる範囲で行い、必要に応じて再同意を取得します。
第５条 要配慮個人情報の取扱い
- 当社は、要配慮個人情報（診療・健康等）を原則として直接取得しません。
- 当社は、加盟歯科医院から提供される要配慮個人情報を、当社と加盟歯科医院との契約および本ポリシーに従い、目的達成に必要な範囲で取り扱い、目的外利用および第三者提供を行いません（法令に基づく場合を除きます）。
- 当社がやむを得ず直接取得する場合は、事前に明示の同意を得ます。
第６条 第三者提供
- 当社は、利用者の同意なく個人情報を第三者提供しません。ただし、以下の場合はこの限りではありません。
- 法令に基づく場合
- 個人情報の取扱いを委託する場合（受託者による取扱い）
- 事業承継（合併・会社分割・事業譲渡）に伴う承継の場合
- また、保険会社・研究機関・行政機関等への提供は、提供先・目的を明示し、同意を得た範囲で行います。
第７条 委託・共同利用（加盟歯科医院との連携）
- 本システムの運営に必要な範囲で、決済・クラウド等の事業者に個人情報の取扱いを委託します。委託先とは適切な契約を締結し、監督します。当社は主としてクラウドサービス上で運用し、原則として日本国内のストレージに保管します。高度なセキュリティ基準のもと、アクセス制御・暗号化等の安全管理措置を講じます。
- 本システムの運営に必要な範囲で、以下のとおり共同利用を行います。
- 共同利用者：加盟歯科医院（将来追加される加盟歯科医院を含みます）
- 共同利用する項目：氏名、性別、生年月日、連絡先、契約内容（プラン、期間、給付割合、更新設定等）、給付申請内容、給付審査に必要な診療情報の要約（歯種／部位、診療日、処置区分、領収書情報 等）、給付金の支払状況、問い合わせ・対応履歴 等
- 共同利用の目的：Smile Guard 共済の引受、契約管理、給付審査・支払、問い合わせ対応等の適正な実施、その他サービスの品質向上等
- 個人情報の管理責任者：株式会社 four dentals 代表取締役 藤里 央
第８条 統計情報の活用
当社は、個人が特定できない形式に集計した統計情報を作成し、公表または外部提供することがあります。作成・公表にあたっては、少数者が特定されないよう適切な配慮（小セル抑止等）を行います。なお、当社は匿名加工情報・仮名加工情報の制度は用いず、統計情報による活用を基本とします。
第９条 Cookie 等と外部送信
- 本システムでは、利便性の向上、利用状況の把握、適切な情報提供のために Cookie 等を使用します。ブラウザ設定で無効化が可能ですが、一部機能が制限される場合があります。
- 第三者の分析・広告サービスを利用する場合、次のとおり情報が外部事業者に送信されます。
- 送信先：アクセス解析事業者、広告配信事業者。なお、外部事業者の拠点が国外に所在する場合があります。
- 送信される情報：Cookie 等の識別子、閲覧ページ、クリック履歴、IP アドレス、端末・ブラウザ情報
- 利用目的：本システムの利用状況の分析、サービス改善、不正検知、適切な情報提供
- 停止方法：主要ブラウザ設定による Cookie 無効化、各事業者が提供するオプトアウト手続
- 上記の外部送信は、解析・広告のための個人関連情報に限られます。氏名・住所・連絡先・生年月日、契約・給付に関する情報、診療等の要配慮個人情報、振込先口座情報、決済情報に関する識別情報を第三者の分析・広告サービスへ送信することはありません。
- 送信先・送信項目等の内容は変更されることがあり、変更がある場合は本ポリシーの改定により公表します。
第１０条 安全管理
- 当社は、関係ガイドラインに基づいて、取得した情報の取扱いおよび安全管理措置に関する社内規定を策定し、すべての従業員に対して周知します。
- 当社は、アクセス制御、通信の暗号化、記録の保管、社内ルール・教育、委託先の監督等、必要かつ適切な安全管理措置を講じ、継続的に見直します。
- データは主として国内のクラウド環境に保管し、高いセキュリティ水準のもとで管理します。
- 取得した個人情報は、利用目的の達成に必要な期間保有し、不要となった場合は遅滞なく削除または匿名化します。
第１１条 利用者の権利
利用者は、ご自身の情報について、開示・訂正・利用停止・消去・第三者提供の停止を求めることができます。手続方法は、下記窓口にご連絡ください（法令に基づき対応します）。
お問い合わせ窓口
株式会社 four dentals 個人情報窓口
E-mail：support@four-dentals.com（平日 10:00〜17:00）
第１２条 改定
本ポリシーの内容を変更する場合は、当社ウェブサイトで、改定したこと、改定日および改定後の内容をお知らせします。利用者の権利に大きく影響する変更は、分かりやすい方法で事前にご案内します。
第１３条 事業者に関する表記
社 名：株式会社 four dentals
住 所：神奈川県川崎市川崎区駅前本町11番地2 川崎フロンティアビル4階
代表者：藤里 央
（制定：2025年10月20日）